Social Distancing und wie du dein Event erfolgreich digitalisierst

Aktuell ist unser aller Alltag auf den Kopf gestellt denn Social Distancing ist das Gebot der Stunde. Das ist auch richtig und wichtig, denn schließlich müssen wir alle unseren Teil dazu beitragen die Ausbreitung des Covid-19 Virus zu entschleunigen. Social Distancing bedeutet, dass der Kontakt zu Familie und Freunden eingeschränkt ist. Es bedeutet, dass wir unsere Hobbies nicht wie gewohnt wahrnehmen können, dass Kino, Café-Besuch und Kneipengang ausfallen müssen oder zumindest nur eingeschränkt möglich sind.. Doch weitaus schwieriger sind die Auswirkungen insbesondere auf Solo-Selbstständige und kleine Unternehmen.

In den letzten Wochen hat sich glücklicherweise gezeigt, wie erfolgreich von „normal“ auf „remote“ umgestellt werden kann. Es hat sich gezeigt wie mit ein bisschen mehr Kreativität auch weiterhin der Kontakt zu Kunden aufrechterhalten kann und damit der Umsatz vor dem Einbruch gerettet werden kann.

Viele Arbeitnehmer:innen sowie Selbstständige haben in  den letzten Wochen verstärkt Erfahrung mit Videokonferenzen gemacht. Unglaublich, wie etwas das zuvor noch als utopisch und zu kompliziert angesehen wurde, plötzlich und fast schon über Nacht ein Teil der täglichen Arbeit geworden ist. 

Videoanrufe sind eine wichtige Ergänzung zu den vielen E-Mails und normalen Telefonaten, die geführt werden. Sie ersetzen uns den persönlichen Kontakt, den wir ohne Covid-19 im Büro mit unseren Kollegen oder Vorgesetzten hätten. Videoanrufe ermöglichen einen Austausch von Angesicht zu Angesicht und man bekommt dank non-verbaler Kommunikation deutlich mehr Informationen übermittelt.

Videokonferenzen funktionieren mittlerweile in den meisten Unternehmen sehr erfolgreich und werden daher auch von vielen Veranstaltern, Speakern und Coaches genutzt, um in Zeiten des Social Distancing den Kontakt zu (potenziellen) Kunden zu suchen. Denn insbesondere Unternehmen aus der Veranstaltungs- oder Coachingbranche sind auf den direkten Austausch angewiesen. Man stelle sich nur zum Beispiel mal vor wie aufwendig und wenig zielführend ein Persönlichkeitscoaching mittels E-Mail-Austausch wäre. Da kann man auch gleich die gute alte Brieftaube verschicken.

Events digitalisieren - das musst du beachten

Allerdings gilt es bei der Digitalisierung von Events auch einiges zu beachten, insbesondere bei mehr als einem Teilnehmer. Durch Events & Workshops vermittelst du deinen Kunden Wissen oder Methoden. Es sind hervorragende Möglichkeiten dich und dein Unternehmen vorzustellen, tiefer in deine Produkte einzutauchen oder mit deinen (Neu-)Kunden zu diskutieren. Wenn du deinen Kunden in der aktuellen Situation ein Online-Event anbietest, dann solltest du sicher sein, dass alles gut vorbereitet ist, sonst wird es schnell zur Katastrophe.

Die Vorplanung für dein Online-Event

Zunächst benötigst du einen überzeugenden und vielleicht auch etwas provokativen Titel für dein Event. Denn insbesondere wenn deine Kunden/ dein Netzwerk solche Veranstaltungen nicht von dir gewohnt sind, gilt es zunächst Personen für die Teilnahme zu begeistern. Hinzu kommt, dass du neben anderen Anbietern von Online-Events auch noch mit dem Programm auf Amazon Prime, Netflix und Co. konkurrierst.

Sofern du dein Event nicht komplett neugestaltest sondern ein bewährtes Offline-Event digitalisierst, sei dir über die Grenzen einer Online-Veranstaltung bewusst. Es gibt gewisse Bühnen- oder Vortragsinstrumente, die nicht funktionieren, wenn du dich nicht mit deinem Publikum in einem Raum befindest. „Alle, die das Problem kennen, heben mal bitte kurz die Hand“ funktioniert hier einfach nicht. 

Logisch, denkst du jetzt aber sei versichert, das haben wir alles schon einmal erlebt. Dennoch ist die Interaktion mit den Teilnehmern wichtig für eine erfolgreiche Veranstaltung. Überleg dir also Fragen, die du deinen Teilnehmern mitgeben kannst und stelle sie auf eine Art, dass sich die Anwesenden dabei erwischen nickend (oder kopfschüttelnd) vor dem Bildschirm zu sitzen.

Wenn du noch nie ein Online-Event durchgeführt hast, dann gilt auch hier genauso wie bei Offline-Vorträgen, Pitches oder ähnlichem die Devise „Übung macht den Meister“. Nimm dir im Vorfeld zur Veranstaltung genug Zeit, um das gesamte Event in Echtzeit durchzuspielen. Dafür lässt sich leicht jemand aus der Familie oder dem Freundeskreis als Versuchsteilnehmer verhaften. Am besten sind natürlich immer mehrere Teilnehmer, um im Nachgang Feedback aus verschiedenen Perspektiven zu bekommen.

Die passende Software für dein Online-Event

Um das Online-Event überhaupt erst durchführen zu können ist eine geeignete Software von Nöten, denn irgendwie müssen deine Informationen ja zu den Teilnehmern kommen. Aber das ist gar nicht schwer, denn die Möglichkeiten ein Online-Event zu halten ist riesig. So gibt es zahlreiche Software-Anbieter:

  • Zoom
  • Google Hangouts
  • Skype
  • Webex
  • Und viele andere mehr...

Diese Tools haben allesamt den Vorteil dass man relativ einfach seinen Bildschirm freigeben kann und den Teilnehmern so zum Beispiel auch eine Präsentation oder ein Flipchart zeigen kann. 

Aber es muss nicht unbedingt eine der genannten Lösungen sein, denn du kannst ein Online-Event auch ganz einfach über Facebook-Live, Instagram-Live oder sogar Whatsapp gestalten. Die Möglichkeiten sind also da, du musst sie nur nutzen! Das wichtigste ist jedoch dass DU mit der Software klar kommst und diese parallel zu deinem Vortrag bedienen kannst!

Licht, Kamera, Action

Um ein Event erfolgreich digital durchführen zu können benötigst du neben einem geeignetem Tool auch ein gutes Setup.

Denn nur wenn die Teilnehmer dich gut sehen und hören können, können diese sich auf dein Event konzentrieren und zumindest diese Rückfragen bleiben schon mal aus.

Achte daher unbedingt auf einen guten Ton (hier empfehlen wir dir ein Ansteckmikrofon und NICHT das integrierte Mikrofon vom Laptop), sowie ein ausreichend beleuchtetes Umfeld. Es empfiehlt sich zudem den Laptop unbedingt per Kabel (also LAN) mit dem Internet zu verbinden, denn WLAN hat oftmals Schwierigkeiten und kleinere Aussetzer.  

Setup für ein digitales foxwork Meeting: Beleuchtung, LAN, Mikrofone und genug Getränke

Such dir einen Partner für dein Event

Sofern du dein Online-Event nicht gemeinsam mit einem Partner planst, solltest du einen dieser Versuchsteilnehmer auch in das Live-Event bitten. Ihr solltet mindestens 15 Minuten vor Eventbeginn im „Konferenzraum“ sein und die Konnektivität hinsichtlich Bild und Ton testen. Das schützt vor peinlichen Pannen und du kannst auf die allseits beliebte Frage „Kann jeder jetzt meinen Bildschirm sehen?“ gekonnt verzichten.

Die Chatfunktion - Fluch und Segen

Empfehlenswert für die Interaktion mit deinen Teilnehmern ist es außerdem die Chatfunktion professionell zu nutzen. Und ja, an dieser Stelle betonen wir das Wort „professionell“. Entscheidest du dich für die Nutzung dieser Funktion, dann informiere deine Teilnehmer zu Beginn des Events darüber und sprich auch über die Spielregeln. Ganz wichtig ist außerdem, die Chatfunktion auch wirklich aktiviert zu haben, sonst ist die Professionalität schnell wieder angekratzt. 

Noch eine Stufe professioneller wird es, wenn eine vertraute Person als dein Chatmanager fungiert. Denn je nachdem wie lange dein Event dauert und wie es strukturiert ist, wird es schwierig alle Chatfragen punktuell zu beantworten. Wenn du allerdings auf die gestellten Fragen nicht eingehst, fühlen sich die Teilnehmer nicht ernst genommen und der eigentlich positive Effekt wirkt sich negativ auf die Zufriedenheit der Teilnehmer aus.

Erfolgreiches Event - und jetzt?!

Auch die Nachbereitung eines Online-Events sollte nicht vernachlässigt werden. Sofern du den Versand von Dokumenten ankündigst oder versprichst Rückfragen im Nachgang zu beantworten, dann tu dir und auch den Teilnehmern den Gefallen und nimm dies ernst. Ein erfolgreiches Online-Event kann für dich DER Umsatzboost sein, wenn du ein spannendes Thema mit interessanten Inhalten, einer professionellen Durchführung und einer gezielten Nachverfolgung kombinierst. Online-Events eignen sich zudem auch perfekt um mit deinen Fans & Followern zu interagieren: Eventankündigung, Behind the scenes und Rückblicke auf das erfolgreiche Event zeigen deine Expertise und den Fans Neuigkeiten aus deinem Business.

7 Schritte zum erfolgreichen Event

  • Nimm dir ausreichend Zeit für die Vorplanung deines Events
  • Mach ein paar Testdurchläufe bevor du zu deinen Teilnehmern sprichst
  • Finde die Webinar/Video-Software mit der du zurecht kommst
  • Sorge unbedingt für ein gutes Setup: Licht, Mikrofon, LAN-Anschluss
  • Such dir einen Assistenten bzw. Partner für das Event
  • Nutze die Chatfunktion oder deaktiviere sie
  • Bereite das Event nach. Was lief gut, was lief schlecht? Fordere Feedback deiner TN an

Nicht verzagen, foxwork fragen!

Uns ist klar, dass der Einstieg in die Onlinewelt manchmal einfacher klingt als er in der Realität häufig ist. Und der ein oder andere wird sich vielleicht an dieser Stelle sagen, dass die Krise langsam abschwächt und der gewohnte Offline-Weg schon bald wieder möglich sein wird. In beiden Fällen möchten wir jedoch dazu appellieren auf jeden Fall den Einstieg in neue Vertriebs- und Kommunikations-wege zu wagen, denn wie plötzlich eine Krise auftreten kann hat uns Covid-19 ganz eindringlich gezeigt. 

Wir durften bereits mehrere Kunden bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Online-Events unterstützen. Egal ob bei der Vorbereitung der Unterlagen, dem technischen Set-Up oder als „Versuchsteilnehmer“. Wir stehen dir jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Verfügung. Vereinbare am besten noch heute deinen KOSTENLOSEN KENNENLERNTERMIN – wir freuen uns auf dich!

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